1 stycznia 2027 fakturowanie zmienia się po obu stronach Odry naraz. W Niemczech większe firmy muszą wystawiać e-faktury w sprzedaży B2B. W Polsce kończy się ulga, dzięki której najmniejsze firmy mogły wystawiać część faktur poza KSeF, a za błędy w KSeF zaczynają grozić kary.
Masz niemiecką GmbH, UG albo Gewerbe i do tego firmę w Polsce? Zmiana dotyczy Cię podwójnie. Najważniejsze zastrzeżenie na start: niemiecki obowiązek obejmuje firmy „ansässig” w Niemczech, a sam niemiecki numer VAT go nie uruchamia. Stan na 10 listopada 2026.
Kogo dotyczy e-faktura w Niemczech
Faktura to po niemiecku Rechnung, a e-faktura to E-Rechnung: faktura w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który program odczyta bez przepisywania. Obowiązek jej wystawiania dotyczy transakcji B2B, w których obie firmy są ansässig w Niemczech (§ 14 ust. 2 UStG).
Ansässig jest firma, która ma w Niemczech siedzibę, zarząd albo stałą placówkę (Betriebsstätte) uczestniczącą w danej transakcji. Obowiązek obejmuje więc niemiecką GmbH, UG czy Gewerbe z siedzibą w Niemczech, a polską firmę z placówką w Niemczech tylko przy transakcjach, w których ta placówka bierze udział. Czy Twój magazyn albo biuro w Niemczech to już Betriebsstätte, trzeba ocenić indywidualnie, najlepiej ze Steuerberaterem.
Odbierać e-faktury muszą od 1 stycznia 2025 wszystkie firmy ansässig w Niemczech, także Kleinunternehmer. Wystarczy zwykła skrzynka mailowa (pismo BMF z 15.10.2025).
Kogo obowiązek nie dotyczy
- Firm z samą rejestracją VAT w Niemczech. Polska firma z niemieckim numerem VAT, ale bez siedziby i Betriebsstätte w Niemczech, nie musi wystawiać e-faktur. Kiedy polska firma potrzebuje niemieckiego numeru VAT, wyjaśniamy we wpisie OSS czy rejestracja VAT w Niemczech?
- Sprzedaży do konsumentów (B2C). Sklep, który sprzedaje tylko klientom prywatnym, e-faktur nie wystawia, chyba że klient się zgodzi.
- Faktur do 250 € brutto (Kleinbetragsrechnung). Zawsze wolno je wystawić jako zwykłą fakturę, np. papierową (§ 33 UStDV).
- Kleinunternehmer, czyli firm zwolnionych z VAT na podstawie § 19 UStG (obrót do 25 000 € w poprzednim roku i do 100 000 € w bieżącym). Mogą wystawiać zwykłe faktury (§ 34a UStDV), ale e-faktury muszą odbierać.
- Transakcji transgranicznych. Gdy jedna ze stron nie jest ansässig w Niemczech, wystarczy faktura papierowa albo, za zgodą odbiorcy, PDF.
Terminy e-fakturowania: 2025, 2027 i 2028
Kalendarz wynika z § 14 i § 27 ust. 38 UStG:
- 1 stycznia 2025: start obowiązku odbioru e-faktur.
- Do 31 grudnia 2026: każda firma może jeszcze wysyłać faktury papierowe albo, za zgodą odbiorcy, w innym formacie elektronicznym, np. PDF. Ulga obejmuje faktury przesłane najpóźniej 31 grudnia 2026.
- 1 stycznia 2027: e-faktura obowiązkowa dla firm, których obrót (Gesamtumsatz) w 2026 r. przekroczył 800 000 €. Pozostałe mogą przez cały 2027 r. wysyłać faktury papierowe albo, za zgodą odbiorcy, PDF.
- Do 31 grudnia 2027: niezależnie od obrotu wolno jeszcze fakturować przez EDI w formacie niezgodnym z normą EN 16931, jeśli odbiorca się zgodzi.
- 1 stycznia 2028: obowiązkowe e-fakturowanie B2B dla wszystkich firm ansässig w Niemczech, z wyjątkami opisanymi wyżej.
Czy termin się przesunie?
Nie licz na to. Niemcy zmieniły ustawę o VAT 29 czerwca 2026 i terminów nie ruszyły. Związek niemieckiego rzemiosła (ZDH) chce przesunięcia o rok, ale projektu ustawy nie ma.
XRechnung czy ZUGFeRD: jaki format e-faktury wybrać
E-faktura musi być zgodna z europejską normą EN 16931 albo z formatem uzgodnionym przez strony, z którego da się bez strat odczytać dane w tej normie. W praktyce to plik XML. Zwykły PDF, skan czy faktura w treści maila to nie e-faktura, tylko „sonstige Rechnung”, czyli faktura innego rodzaju.
Pismo BMF wymienia dwa niemieckie formaty, które spełniają wymogi:
- XRechnung to czysty plik XML dla programów. Człowiek odczyta go dopiero w aplikacji do wizualizacji.
- ZUGFeRD to format hybrydowy: PDF z osadzonym XML w jednym pliku. Liczy się od wersji 2.0.1, bez profili MINIMUM i BASIC-WL. Gdy dane w PDF i XML się różnią, rozstrzyga XML.
Dozwolone są też inne formaty zgodne z EN 16931, także z innych krajów UE. Wybór to sprawa umowy z kontrahentem, więc zapytaj kluczowych klientów, co akceptują. ZUGFeRD przyda się, gdy odbiorca chce też czytelnego PDF-u.
Do wystawiania potrzebujesz oprogramowania do fakturowania albo systemu księgowego, który tworzy XRechnung lub ZUGFeRD. Pilnuj dwóch rzeczy:
- wszystkie obowiązkowe dane z § 14 ust. 4 UStG muszą być w części XML, a nie tylko w załączniku (listę omawialiśmy w Sekretach księgowości w Niemczech);
- przed startem sprawdź kilka faktur walidatorem. Plik z błędem formatu nie jest e-fakturą.
E-fakturę wysyłasz np. mailem, przez portal, EDI albo interfejs. Przechowujesz ją z nienaruszoną częścią XML przez 8 lat (§ 14b UStG).
KSeF i E-Rechnung naraz: firma w Polsce i spółka w Niemczech
W Polsce KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł (z VAT) w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 pozostałe. Do 31 grudnia 2026 można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich suma z VAT nie przekracza 10 000 zł w miesiącu. Od 1 stycznia 2027 ta ulga znika i zaczynają obowiązywać kary za błędy w KSeF.
Jak to się łączy w praktyce:
- Polska firma bez placówki w Niemczech fakturuje niemieckiego kontrahenta. Wystawia fakturę w KSeF i przekazuje ją poza systemem, np. jako PDF z kodem QR, który pozwala sprawdzić fakturę w KSeF (FAQ Ministerstwa Finansów). Niemiecka ustawa nie wymaga od niej e-faktury.
- Niemiecka GmbH z polskim numerem VAT. Nie musi wystawiać faktur w KSeF, jeśli nie ma w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, które uczestniczy w sprzedaży (FAQ MF). Firmom w Niemczech wystawia E-Rechnung według terminów opisanych wyżej.
- Polska firma z Betriebsstätte w Niemczech. Niemieckie przepisy patrzą na to, czy placówka uczestniczy w transakcji. Ustal z księgowymi po obu stronach, które faktury idą przez KSeF, a które jako E-Rechnung.
Masz obie firmy? Prowadzisz dwa systemy z różnymi terminami: w Polsce od 2027 r. KSeF bez ulgi 10 000 zł i z karami, w Niemczech w 2027 r. e-faktura zależna od obrotu z 2026 r., a od 2028 r. dla wszystkich.
Checklista na listopad i grudzień 2026
- Sprawdź, czy jesteś ansässig w Niemczech. Sam niemiecki numer VAT nie wystarczy.
- Policz obrót za 2026. Powyżej 800 000 € e-faktury wystawiasz od 1 stycznia 2027.
- Podziel klientów. Obowiązek dotyczy tylko firm ansässig w Niemczech.
- Uzgodnij format i kanał z największymi klientami.
- Przetestuj program na kilku próbnych e-fakturach i sprawdź je walidatorem.
- Wyślij faktury za 2026 jeszcze w grudniu. Ulga na 2026 r. obejmuje faktury przesłane do 31 grudnia.
- W Polsce przejdź w całości na KSeF. Od 1 stycznia 2027 limitu 10 000 zł poza KSeF już nie ma.
- Ustaw archiwum na pliki XML w oryginalnej postaci.
Jak pomagamy z księgowością w Niemczech
- Księgowość w Niemczech. Prowadzimy bieżącą księgowość, składamy deklaracje VAT (Umsatzsteuer-Voranmeldung), przygotowujemy roczne zeznania i Jahresabschluss oraz rozmawiamy z Finanzamtem w Twoim imieniu. Pomagamy też w rejestracji do VAT (Steuernummer i USt-IdNr). Masz stały kontakt z księgowym mówiącym po polsku, a obsługę prowadzimy z licencjonowanymi biurami partnerskimi. Zobacz księgowość w Niemczech.
- Pomoc w otwarciu firmy. Doradzimy, czy wybrać GmbH, UG czy działalność jednoosobową, zorganizujemy wizytę u notariusza, złożymy wnioski o numery podatkowe i pomożemy otworzyć konto w niemieckim banku. Wszystko po polsku. Zobacz pomoc w otwarciu firmy. Jak wygląda rejestracja Gewerbe krok po kroku, opisaliśmy osobno.
Umów bezpłatną konsultację. Przeanalizujemy profil Twojej działalności w Niemczech i zaproponujemy pakiet rozliczeniowy.
Najczęstsze pytania o e-fakturę w Niemczech
Kto musi wystawiać e-faktury w Niemczech?
Firmy ansässig w Niemczech, w sprzedaży do innych takich firm: od 1 stycznia 2027 przy obrocie powyżej 800 000 € w 2026 r., od 1 stycznia 2028 wszystkie, z wyjątkami m.in. dla Kleinunternehmer i faktur do 250 €.
Czy Niemcy mają KSeF?
Nie. W Niemczech nie ma państwowego systemu, przez który przechodzą faktury. E-faktura idzie bezpośrednio do kontrahenta.
Czy faktura PDF to e-faktura?
Nie. Zwykły PDF to „sonstige Rechnung”. E-fakturą jest czysty XML, np. XRechnung, albo PDF z osadzonym XML w formacie ZUGFeRD.
Jak wystawić fakturę dla niemieckiej firmy z Polski?
W KSeF, a potem przekazać ją kontrahentowi w uzgodniony sposób, np. PDF-em z kodem QR. Niemiecka e-faktura nie jest potrzebna, jeśli nie jesteś ansässig w Niemczech.